'Informatie verspreiden' wordt veruit als de belangrijkste rol van het intranet ervaren, en tussen 2006 en 2007 is het belang ervan met zeven punten gestegen tot 60 procent antwoorden in de categorie 'absoluut belanrijk'. 'Samenwerking vergemakkelijken' stagneerde op 20 procent en 'productiviteit verhogen' steeg met slechts 3 punten tot 22 procent in 2007.
Dat is een citaat uit het tweede Global Intranet en Portals Strategies onderzoek, eind 2007 gepubliceerd. Het is een heel interessant en solide onderzoek, en zeker de moeite van het lezen waard als u betrokken bent bij het runnen van een groot intranet.

Er is iets dat ik in het citaat bijzonder interessant vind en dat recht gaat naar waarom intranetten niet ernstig worden genomen door het hogere management. En dat is het afschuwelijke woord 'informatie'.
Volgens het rapport is 'informatie verspreiden' de essentie van het bestaan van intranetten. Maar waarom verspreiden we eigenlijk informatie? Wat is de diepere bedoeling? Het lijkt er zo op dat wat voor vage bedoeling 'informatie verspreiden' ook moge hebben, het heeft niets te maken met het verbeteren van productiviteit of samenwerking. Interessant.

Misschien verspreiden we informatie om mensen beter te informeren. Maar wat zijn die dingen waarove we mensen beter willen informeren? En waarom hebben de dingen waarover we mensen beter willen informeren niets te maken met productiviteit en samenwerken?

Zijn die informatieve dingen dan anti-samenwerking en anti-productief? In andere woorden, zijn ze nutteloos voor de mensen in de uitvoering van hun job van elke dag? Zijn intranetten dan grote en groeiende stortplaatsen voor niet-productieve, niet-samenwerkingsgerichte informatie?

“Het intranet heeft zijn hele potentieel nog niet waargemaakt en de belangrijkste drempel ligt bij het hogere management,” stelt het rapport vast. En dit zijn volgens het rapport de redenen:

1. Het intranet wordt niet als prioritair ervaren
2. De potentiële rol van het intranet wordt onderschat
3. Het hogere management 'bezit' het project niet (lack of ownership)
4. Geen of onvoldoende zoekinstrumenten aanwezig
5. Niet afgestemd op processen, niet essentieel voor dagelijkse werking

Dat wijst er evenwel op dat de belangrijkste drempel niet bij het hogere management ligt, maar bij de intranetteams zelf die hun intranetten zien als deze vage manier om informatie te verspreiden, eerder dan instrumenten om de organisatie efficiënter en productiever te maken.

Wanneer ik hogere managers hoor spreken over 'informatie verspreiden', dan denken zij aan ongecontroleerde, onbeheerde, slecht georganiseerde, verouderde stortplaatsen van informatie. Zij denken aan ijdele afdelingen die groeiende hoeveelheden irrelevante informatie naar het personeel smijten, die daar de tijd en ook absoluut geen interesse voor heeft. Zij zien het intranet als een groot opgeblazen tijdverlies. Zij zien het intranet als het tegengestelde van samenwerking en productiviteit.

Intranetteams moeten ophouden met informatie te verspreiden. Zij moeten beginnen informatie te deleten. De grote meerderheid van intranetten zou veel productiever en meer op samenwerking gericht zijn als ze 90 procent van hun huidige informatie zouden deleten.

Onnuttige informatie verspreiden is productiviteit en samenwerking in de kiem smoren. Hoe kom je te weten of informatie nuttig is?
Stel twee vragen: verbetert ze de productiviteit? verbetert ze de samenwerking?

Meer over de Global Intranet Trends survey: contacteer Jane McConnell jane@netjmc.com